Accessi in azienda: come la sicurezza deve restare al passo

Categorie: Reception Virtuale
28 Gennaio 2021

In un’epoca di profondi cambiamenti causati dalla pandemia di Covid-19, anche la gestione degli accessi in azienda sta subendo una metamorfosi. Sono ormai lontani i tempi in cui per accedere alle strutture era sufficiente firmare un documento su un foglio di carta, i cui dati, alle volte sensibili, non venivano trattati con l’accortezza necessaria.

Sarebbe quindi impensabile in questo momento poter continuare a gestire gli accessi in azienda come nel passato. Le direttive da seguire dettate dai protocolli per contenere la diffusione del contagio richiedono particolari attenzioni. Per le aziende che desiderano essere al passo con i tempi è fondamentale ottimizzare la gestione degli spazi e implementare soluzioni come la reception virtuale per la gestione visitatori e i DPI (Dispositivi di Protezione Individuale), così da preservare la sicurezza e la salute di dipendenti e visitatori. 

Come monitorare gli accessi in azienda in tempo reale

Per offrire maggiore sicurezza, diventa importante effettuare la registrazione dei check-in e dei check-out così da ottenere un monitoraggio in tempo reale delle presenze.

Tra le soluzioni più interessanti in questo campo, la reception virtuale permette l’automatizzazione del processo di accoglienza, dei punti di accesso e uscita in azienda, attuando un controllo preciso e costante. Si tratta di una gestione del front office alternativa che realtà quali imprese e pubblica amministrazione possono adottare facilmente. Non da ultimo, la reception virtuale consente una sensibile riduzione dei costi. Il visitatore o il personale potrà registrarsi in autonomia: il risultato è un minor carico lavorativo di segreteria.

Accessi in azienda: migliorare la tracciabilità delle persone

Il sistema di reception virtuale registra l’accesso in database consultabili in qualsiasi momento, permettendo un quadro della situazione istantaneo. In caso di emergenza, il database, consultabile in cloud, potrà illustrare in tempo reale quanti e quali soggetti sono presenti nella struttura.
A partire dagli stessi database possono essere stilati anche report personalizzati. Questo è importante in quanto comporta una più facile tracciabilità delle persone, utile a risalire ai contatti avvenuti nel caso in cui un individuo positivo al Covid-19 fosse entrato in relazione con altri. I dati reperiti vengono poi archiviati in ottemperanza alla Normativa Europea sul trattamento dei dati personali (GDPR 2016/679) e nel totale rispetto della privacy.

“Accessi in azienda più sicuri anche grazie ai DPI

A fianco di soluzioni più tecnologiche come la reception virtuale, le misure di contrasto alla diffusione della pandemia obbligano a potenziare sempre più il controllo degli accessi in azienda anche attraverso metodi più “tradizionali”. I DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) sono strumenti altrettanto utili nella battaglia contro la pandemia corrente. Si tratta di guanti e mascherine, visiere e camici usa e getta. Potranno essere distribuiti manualmente oppure tramite erogatori automatizzati a dipendenti e visitatori.    

Controllo e sicurezza sono dunque due parole chiave in questa delicato momento storico. Si tratta di caratteristiche fondamentali che l’ambiente di lavoro attuale deve integrare e che permettono all’azienda di adempiere a tante esigenze: il monitoraggio degli accessi, la tracciabilità delle persone e la riduzione del contagio da Covid-19. Usufruire di strumenti di diverso grado tecnologico, come la reception virtuale e i DPI, significa gestire e monitorare nel migliore dei modi gli accessi in azienda.