Reception virtuale, i vantaggi di un’app per gestire gli accessi

Categorie: Reception Virtuale
4 Marzo 2021

Utilizzare un’app per la gestione degli accessi in azienda e tramutare il front office in una vera e propria reception virtuale comporta una serie di vantaggi non solo a livello organizzativo e logistico, ma anche economico e ambientale. I servizi offerti da questo tipo di tecnologie sono completi e permettono alle aziende di compiere un nuovo passo verso la piena trasformazione digitale.

Le imprese e le pubbliche amministrazioni che decidono di affidarsi a questo tipo di soluzioni digitali, potranno contare su un sistema in grado di rendere più affidabile e preciso il flusso delle persone nelle varie strutture. I dati raccolti sono inoltre al sicuro, nel rispetto dalle norme vigenti del GDPR. I vantaggi includono:

  • risparmio sui costi della reception;
  • semplicità di accesso, sicurezza dei dati e report ad hoc;
  • impiego di strumenti per limitare il contagio;
  • maggiore sorveglianza/controllo.

Vediamo ora nel dettaglio tutti i benefici appena considerati.

Reception virtuale: risparmio sul costo del front office

Tra i vantaggi più interessanti che si possono riscontrare sul lungo termine grazie alla reception virtuale vi è un considerevole risparmio sui costi. La gestione automatizzata degli accessi consente un’attività di front office più snella. Il risparmio calcolabile è intorno ai 30.000 euro annui.

Un altro tipo di risparmio che giova non solo all’azienda, ma anche all’ambiente, è il consistente risparmio del volume della carta. Nelle pratiche d’uso consuete, il flusso degli accessi richiede di annotare firme, dati sensibili e tante altre informazioni. Questo genera un utilizzo enorme di carta, a cui conseguono costi molto alti da un punto di vista sia economico che ambientale. La produzione di carta richiede infatti ingenti quantità d’acqua e l’utilizzo di molti alberi. Con una soluzione digitale, tutto questo sarà superato, in quanto i dati raccolti saranno archiviati su sistemi a prova di GDPR, lontano da occhi indiscreti e consultabili in Cloud.

Semplicità di accesso e contenuti personalizzabili

Eliminando l’abitudine alla carta attraverso un sistema digitale, l’accesso in azienda si semplifica grazie all’automazione dei processi di registrazione e preregistrazione dei visitatori. Niente più supporti cartacei quindi, ma l’utilizzo di pratici Qrcode.

Un’altra possibilità offerta da queste soluzioni è la visualizzazione dei contenuti in formato digitale. Questi possono essere di varia natura, come video, immagini o link, e gestibili in modo centralizzato. I contenuti sono programmabili nel tempo e in modo del tutto personalizzabile. Inoltre, con i servizi di Active Directory è possibile l’integrazione con i sistemi operativi già attivi in azienda.

Report ad hoc, Cloud e dati tutelati dal GDPR

Data l’attuale emergenza sanitaria, può risultare utile avere a disposizione una serie di funzionalità per aiutare l’azienda a tenere un quadro generale sempre aggiornato del flusso del personale e dei visitatori. I software di reception virtuale in cui vengono raccolti i dati, possono generare una serie di report per tenere traccia degli ingressi di personale e ospiti. Sarà quindi più semplice risalire alle persone in caso di individui risultati positivi al Covid-19.

I dati e i report raccolti saranno poi consultabili in cloud non solo dallo staff dell’impresa, ma anche da personale qualificato, come ad esempio il Responsabile della Sicurezza. Un altro aspetto da tenere conto è che tutti i dati raccolti sono preservati e tutelati nel pieno rispetto delle norme vigenti sul GDPR.

Reception virtuale come strumento per limitare il contagio e miglior controllo

Ad integrare le soluzioni software, esistono anche supporti hardware in grado di facilitare il rispetto dei protocolli obbligatori, utili a salvaguardare la salute della comunità e il contenimento del contagio. Parliamo ad esempio di sensori per la rilevazione della temperatura corporea, strumenti per la distribuzione dei DPI e per la supervisione circa il corretto utilizzo degli stessi.

Una serie di vantaggi di diversa natura e che, nel contesto storico contemporaneo, risultano molto utili per le imprese che stanno valutando la possibilità di utilizzare una reception virtuale. Tra risparmio economico, ecologico, soluzioni efficaci per il contenimento del contagio e il tracciamento degli accessi, con dati consultabili in Cloud, gli aspetti positivi derivati dall’impiego degli strumenti sopra citati non possono essere trascurati.